Kostenlose iCalendar-Datei (.ics) erstellen und versenden

Oft möchte man sich eigene Termine eintragen oder an Freunde oder Kunden übermitteln, ohne jetzt langwierig zu erklären, wann und wo der Termin stattfindet. Am einfachsten ist dabei die Erstellung und Übermittlung einer so genannten ics-Datei. Eine ics-Datei ist eine kleine Textdatei die wesentliche Informationen zu einem Termin beinhalten kann. Das praktische dabei ist, dass nahezu jede Kalender-Software eine ics-Datei versteht und den Termin ganz einfach in den Kalender übernimmt.

In diesem Artikel erklären wir dir, was eine ics-Datei ist und wie diese aufgebaut ist und wie du deine eigene ics-Datei mit unserem kostenlosen iCal-Generator ganz einfach erstellen und versenden kannst. Selbstverständlich nutzbar für Jede/n und das kostenlos!

Der grundlegende Aufbau einer ics-Datei

Eine iCalendar-Datei ist eigentlich nichts anderes als eine einfache Textdatei. Du kannst diese beispielsweise auch mit einem einfachen Editor, wie Notepad++ öffnen und einsehen. So eine iCalendar-Datei enthält primär immer folgende Schlüsselkomponenten. Diese sind für die korrekte Funktionalität und Informationsbereitstellung unerlässlich.

1. Kalender-Beginn und -Ende:
   • BEGIN:VCALENDAR und END:VCALENDAR umrahmen den gesamten Kalender.
   • Dadurch wird dem jeweiligen Programm (Outlook, Google Kalender, etc.) mitgeteilt, wo die wesentlichen Informationen dieses Termins enthalten sind.
2. Version und Produkt-ID:
   • VERSION:2.0: Definiert die verwendete iCalendar-Version.
   • PRODID:-//idigIT e.U.//NONSGML iCal Generator//DE: Identifiziert die Software, die die iCalendar-Datei erstellt hat.
   • Die Version ist immer „2.0“ – warum man deshalb diese Zeile verankert hat, entzieht sich unserer Kenntnis. Die ProdID beinhaltet den Generator, das Unternehmen oder das Programm, dass den Termin erstellt und aufgebaut hat.
3. Zeitzone (optional, aber nützlich für genaue Zeitangaben):
   • BEGIN:VTIMEZONE und END:VTIMEZONE: Definiert Zeitzonendetails, um lokale Zeitangaben korrekt zu interpretieren.
   • TZID: Bezeichnet die Zeitzone, z.B. Europe/Vienna.
   • STANDARD und DAYLIGHT: Definieren Regelungen für Standard- und Sommerzeit.
   • Die Angaben zur Zeitzone sind optional, allerdings für eine korrekte Anzeige von Terminen und Erinnerungen empfohlen. Aus diesem Grund sollte man diese Zeilen in jeder .ics-Datei berücksichtigen – auch wenn Termine grundsätzlich ohne diese Informationen funktionieren.
4. Ereignis:
   • BEGIN:VEVENT und END:VEVENT: Umrahmen ein einzelnes Ereignis im Kalender.
   • Wichtige Attribute für ein Ereignis:
     • UID: Eine eindeutige Kennung für das Ereignis.
     • SUMMARY: Der Titel oder die Kurzbeschreibung des Ereignisses.
     • DTSTART: Startzeit des Ereignisses.
     • DTEND: Endzeit des Ereignisses.
     • LOCATION: Ort des Ereignisses.
     • DESCRIPTION: Eine detaillierte Beschreibung des Ereignisses.
     • DTSTAMP: Der Zeitstempel, wann das Ereignis erstellt oder zuletzt modifiziert wurde.
     • CREATED: Das Erstellungsdatum des Ereignisses.
     • LAST-MODIFIED: Das Datum, an dem das Ereignis zuletzt geändert wurde.
     • TRANSP: Gibt an, ob das Ereignis den Kalender als „beschäftigt“ markiert (OPAQUE) oder nicht (TRANSPARENT).
   • Die Angaben des Termin enthalten alle wichtigen Informationen wie Titel, Beschreibung, Ort und Zeitpunkt. Diese Daten sind für den eigentlichen Termin in dem jeweiligen Programm, wie Outlook, Google Kalender, etc. ausschlaggebend und sollten auf jeden Fall korrekt und vollständig sein.

Wie du siehst, beinhaltet diese einfache Textdatei wesentliche Informationen um dir einen Termin bzw. eine Erinnerung in deiner Kalendersoftware anzuzeigen. Während man eigentlich nur ein einfaches Formular zur Erstellung von Terminen ausfüllt, wird im Hintergrund viel bewerkstelligt, um die Informationen später korrekt darzustellen, wie beispielsweise die Berücksichtigung von Zeitzonen oder auch von eindeutgen IDs je Kalendereinträgen.

Damit man sich nun mit solchen technischen Dingen beim Erstellen von Terminen und den damit verbundenen ical-Dateien nicht auseinandersetzen muss, haben wir unseren kostenlosen ical-Generator ins Leben gerufen. Diesen kannst du unter dem Link „iCal-Generator“ jederzeit abrufen.

Was ist der iCal-Generator?

Der kostenlose iCal-Generator erlaubt es dir, deine Termine für deine persönlichen Erinnerungen oder auch für berufliche Events kostenlos und in wenigen Schritten zu erstellen. Die Verwendung ist dabei nicht limitiert und steht dir für alle deine Termine gratis zur Verfügung.

Du kannst mit dem kostenlosen iCal-Generator einfache Termine mit oder ohne Erinnerung erstellen. Dabei haben wir individuelle Erinnerungsmöglichkeiten von 0 Minuten bis hin zu 60 Tagen implementiert. Wenn du dich soeben fragst, wer 30 oder 60 Tage als Erinnerung für einen Termin benötigt, so denke bespielsweise an Kündigungsfristen von Verträgen. Diese kannst du mit unserem kostenlosen iCal-Generator nun ganz einfach realisieren. Dadurch verpasst du keine Fristen mehr und kannst unnötige oder unbeliebte Verträge ganz einfach rechtzeitig kündigen.

Zudem erlaubt dir der kostenlose iCal-Generator, dass deine Termine unterschiedliche Zeitzonen berücksichtigt. Arbeitest du beispielsweise mit Kollegen in Übersee, so kannst du mittels Angabe der korrekten Zeitzone einen Termin erstellen, der für dich und deine Kollegen korrekt im Kalender angezeigt wird. Praktisch, oder?

Wie funktioniert der iCal-Generator?

Der kostenlose iCal-Generator funktioniert möglichst einfach. Wir haben nur Felder hinterlegt, die für einen Termin essenziell sind, wie beispielsweise die Angabe des Titels, der Ort, ein Beschreibungsfeld und natürlich den Start- und Endzeitpunkt des Termins. Wenn alle relevanten Daten ausgefüllt sind, kannst du mit einem Klick auf „Termin bzw. iCal-Datei erstellen und downloaden“ die jeweilige iCal-Datei herunterladen und in deinem Kalender importieren oder per E-Mail oder auch WhatsApp oder Messenger versenden.

Was passiert wenn ich einen Termin mit mehreren Tagen definiere?

Wenn du unterschiedliche Tage bei deinem Termin definierst, dann werden die Tage zwischen den zwei Zeitpunkten als vollständig gebucht angezeigt. Beispielsweise ist der Startzeitpunkt am Montag um 08:00 Uhr und der Endpunkt am Donnerstag um 16:00 Uhr, so wird der Termin den Dienstag und den Mittwoch 24h belegen, da diese ja zwischen den zwei Zeitpunkten verankert sind.

Wie viele Termine kann ich erstellen?

Du kannst mit dem kostenlosen iCal-Generator so viele Termine erstellen, wie du möchtest und wie du benötigst. Es gibt keine Limitierung. Beachte lediglich, dass der Name der Datei immer gleich lautet und du eine etwaige bereits vorhandene Datei auf deinem PC unter Umständen überschreibst.

Wo werden die iCal-Dateien gespeichert?

Alle generierten iCal-Dateien werden direkt auf deinem PC/Laptop über deinen Browser gespeichert. Wir speichern diese Dateien nicht! Sollte der Download der Dateien nicht automatisch funktionieren, so versuche es bitte über einen anderen Browser.

Kann ich die iCal-Dateien versenden?

Ja, du kannst die erstellten iCal-Dateien per E-Mail oder auch über typische Messenger versenden, so dass die Empfänger diese Dateien in ihre Kalender importieren können.